Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Nadleśnictwo Oleszyce, ul. Zielona 4B, 37-630 Oleszyce , tel. 16 632-16-60, e-mail: oleszyce@krosno.lasy.gov.pl.

Jak mogę skontaktować się z Inspektorem ochrony danych?

Administrator wyznaczył na Inspektora Ochrony Danych Osobowych – Pana Daniela Panka, z którym można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej: daniel.panek@mpls.com.pl

W jakim celu Nadleśnictwo przetwarza moje dane osobowe?

Cel przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania

Prowadzenie gospodarki leśnej oraz zarządzanie zasobami leśnymi i ochrona lasu:

• sprzedaż drewna, w tym realizacja zakupów z wykorzystaniem portalu „e-drewno.pl”, Portalu Leśno-Drzewnego, sprzedaży detalicznej oraz sprzedaży sadzonek, choinek oraz innych produktów ubocznych użytkowania lasu, rozpatrywanie reklamacji z tytułu zakupionego surowca;
• umożliwienie pozyskania drewna opałowego metodą tzw. „samowyrobu”;

• realizacja   zadań   związanych   ze   sprzedażą,   zakupem,   zamianą i dzierżawą nieruchomości w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych;
  • realizacja zadań związanych z dzierżawą gruntów leśnych i rolnych;
  • świadczenia innych form udostępniania lasu tj. wynajem wiat, pól namiotowych i biwakowych, udostępnianie ścieżek edukacyjnych, zbiorników wodnych w celach rekreacyjnych;
  • wynajem pokoi gościnnych;
• wystawianie oraz kontrola zezwoleń na wjazd do lasu oraz na drogi leśne;

art. 6 ust.1 lit. c) RODO - realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach;

art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora – ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami.

Prowadzenie gospodarki łowieckiej

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
• ustawy z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie;
• Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie szczegółowych warunków wykonywania polowania i znakowania tusz.

Prowadzenie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
• ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

Organizacja i realizacja zamówień publicznych - przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie wybranym przez Zamawiającego, zamawianie dostaw i usług

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Zawieranie i wykonywanie umów

art. 6 ust.1 lit. b) RODO - wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Zarządzanie roszczeniami - ustalenie
i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami

art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora – ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami.

Realizacja obowiązków podatkowych, prowadzenie rachunkowości

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – ordynacja podatkowa;
• ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Rozpatrywanie skarg oraz wniosków kierowanych do Nadleśnictwa

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Rozpatrywanie odwołań od decyzji
w sprawie odszkodowań łowieckich

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
• ustawy z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie.

Realizacja zadań związanych z edukacją przyrodniczo-leśną

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w przypadku otrzymania nagrody niespełniającej warunków zwolnienia od podatku);

Rozpatrywanie wniosków oraz udzielanie informacji publicznej lub informacji

o środowisku

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
• ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

Realizacja procesu rekrutacji

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami: 

• ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zw. w zw. z przepisami art. 22 ^1a. oraz 22 ^1b. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres wskazany w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).

Organizacja praktyk studenckich
i uczniowskich

art. 6 ust. 1 lit. c) RODO realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa w zw. z przepisami:

• ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
•  ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;

Kto jest odbiorcą moich danych?

Nadleśnictwo może udostępnić Państwa dane osobowe podmiotom, organom państwowym jeżeli będzie do tego zobligowane na mocy przepisu prawa powszechnie obowiązującego. Odbiorcami Państwa danych mogą być: banki w celu obsługi dokonywanych transakcji; podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie; jednostki organizacyjne PGL Lasy Państwowe, uczestniczące w procedurach internetowych, prowadzonych poprzez dedykowane do tego celu: portal „e-drewno.pl” oraz Portal Leśno-Drzewny, oraz jednostkom uczestniczącym w realizacji zakupów z wykorzystaniem „Centralnej kartoteki kontrahentów”; Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru oraz udzielenia zgody na zawarcie z Państwem umowy najmu, dzierżawy oraz sprzedaży; Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych w zakresie czynności kontroli i nadzoru w oparciu o wewnętrzne przepisy PGL LP; osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna, informacja o środowisku lub dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.  

Dane mogą być również udostępniane podmiotom, z którymi Administrator ma zawarte umowy powierzenia danych tj.  dostawczy poczty elektronicznej, podmioty świadczą usługi informatyczne oraz wsparcie techniczne, kancelarie radcowskie i adwokackie, podmioty świadczące usługi ochrony osób
i mienia, podmioty świadczące usługi związane z prowadzeniem archiwum zakładowego/składnicy akt.

Czy moje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?

Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jak długo Państwa dane osobowe będą przechowywane przez Nadleśnictwo?

Po realizacji umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat. Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa którego dotyczy postępowanie.

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetrzymywać te dane do czasu odwołania zgody.  Jako pracodawca, Nadleśnictwo obowiązane jest przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Administrator wskazuje, że dane osobowe będą przechowywane z uwzględnieniem okresu wynikający z aktualnego Zarządzenia Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe. 

Jakie uprawnienia mi przysługują?

W związku z przetwarzaniem przez Nadleśnictwo danych osobowych, na zasadach określonych w RODO, przysługuje Państwu prawo do:

1. dostępu do treści swoich danych – Możesz dowiedzieć się czy dysponujemy Twoimi danymi osobowymi, jakie są to dane oraz w jaki sposób posługujemy się nimi. Możesz także uzyskać kopię swoich danych osobowych.  Odmówimy wydania kopii danych osobowych, jeżeli w danym przypadku niekorzystnie wpłynie to na prawa i wolności innych. Dostępu do danych udzielamy poprzez przekazanie specjalnego sprawozdania. Realizując prawo dostępu do danych nie przekażemy Państwu kopii zgromadzonej dokumentacji.
2. prawo ich sprostowania – Możesz poprawić nieprawidłowe informacje na swój temat. Możesz zaktualizować nieaktualne. Możesz uzupełnić brakujące. Przed dokonaniem sprostowania będziemy sprawdzać prawdziwość i poprawność podawanych przez Państwa danych osobowych. W tym celu poprosimy o okazanie odpowiedniego dokumentu lub wykonanie wskazanej czynności;
3. prawo do usunięcia - Możesz poprosić nas o skasowanie Twoich danych osobowych. Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie, gdy:

1) Państwa dane osobowe nie są nam już potrzebne do osiągnięcia naszych celów albo

2) wnieśliście Państwo sprzeciw, który okazał się być słuszny albo

3) Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo

4) w konkretnym przypadku spoczywa na nas prawny obowiązek usunięcia Państwa danych osobowych.  

Odmówimy Państwu prawa do usunięcia danych, gdy: Państwa dane osobowe będą nam niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo Państwa dane osobowe będą niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. prawo do ograniczenia przetwarzania - Po ograniczeniu przetwarzania Państwa danych osobowych możemy je nadal wykorzystywać wyłącznie w następujących celach:

1) przechowywania;

2) ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony roszczeń;

3) ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej. Jeżeli będziemy chcieli wykorzystać Państwa dane osobowe do realizacji jakichkolwiek innych celów będziemy musieli uzyskać Państwa zgodę.

Możecie Państwo skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania z uwagi na co najmniej jedną z poniższych okoliczności:

1) kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych – ograniczymy przetwarzanie na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość Państwa danych albo

2) Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem, lecz sprzeciwiacie się Państwo ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia przetwarzania albo

3) nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych do osiągnięcia naszych celów, ale są one niezbędne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

4) wnieśliście Państwo sprzeciw – ograniczymy przetwarzanie do czasu ustalenia jego zasadności.

5. prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
6. prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Sprzeciw uwzględnia się z uwagi na szczególną sytuację danej osoby. Staranne uzasadnienie sprzeciwu może zwiększyć szansę na uznanie jego słuszności.
7. prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - W niektórych przypadkach możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody. Możesz wówczas w dowolnej chwili odwołać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Nie będziemy mogli dłużej realizować celów objętych treścią zgody.  Wycofanie zgody wywołuje skutki od momentu, gdy złożysz oświadczenie o wycofaniu zgody, z perspektywą na przyszłość.. Zgodę można cofnąć przesyłając pisemne oświadczenie na adres Administratora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: oleszyce@krosno.lasy.gov.pl

Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne czy obligatoryjne?

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednakże w celu dokonania prawidłowej obsługi Państwa wniosków, pism niezbędne. Brak podania danych, niejednokrotnie może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić załatwianie spraw w sposób zgodny z Państwa oczekiwaniami. Przepisy szczególne mogą jednak przewidywać sytuacje w których podanie danych osobowych jest obowiązkowe, np. z zakresu prawa podatkowego.

Skąd Nadleśnictwo ma moje dane osobowe?

Źródłem Państwa danych osobowych są pisma, wnioski, skargi złożone do Nadleśnictwa, umowy zawarte z Nadleśnictwem, dokumenty aplikacyjne złożone do Nadleśnictwa, akta osobowe pracowników Nadleśnictwa czy akta spraw sądowych w których Państwo oraz Nadleśnictwo są stronami.

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Państwa dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Pana/Pani:

• ramach organizacji stażu leśnego dane są pozyskiwane od Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, która deleguje osoby na staże do Nadleśnictwa;
• w przypadku postępowania windykacyjnego dane możemy pozyskać od komornika;
• w ramach organizacji praktyk studenckich czy uczniowskich, dane pozyskujemy z uczelni lub szkoły, która deleguje na praktyki;
• w ramach organizacji zajęć edukacyjnych możemy pozyskać dane od szkoły lub instytucji zgłaszającej uczestnictwo w zajęciach i konkursie
• w ramach prowadzenia nadzoru na lasami niepaństwowymi, dane pozyskujemy od Starosty Powiatu;
• w ramach realizacji zadań związanych z łowiectwem dane możemy pozyskać z koła łowieckiego, którego członkiem jest osoba;
• w ramach prawa pierwokupu przysługującemu na mocy art. 37a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach, dane pozyskujemy od notariuszy, u których zawierana jest umowa przedwstępna kupna sprzedaży gruntu.

Czy moje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany?

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane.

ZASADY ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DOTYCZĄCYCH OBSŁUGI PRAW KLIENTA W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Klient indywidualny (również osoba fizyczna prowadząca indywidualne gospodarstwo rolne) i Klient instytucjonalny (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka cywilna, spółka partnerska, spółka jawna) jest uprawniony do złożenia wniosku w zakresie obsługi jego praw wynikających z RODO, a Administrator zobowiązany jest do jego rozpatrzenia według poniższych zasad:

Klient może zgłosić wniosek do Administratora w każdej chwili, poczynając od 25 maja 2018 r.

1. Administrator rozpatruje wniosek złożony przez Klienta lub osobę działającą w jego imieniu:
   • w ciągu miesiąca, licząc od dnia otrzymania żądania;
   • w przypadku, gdy żądanie lub liczba żądań Klienta ma skomplikowany charakter, termin udzielenia odpowiedzi może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące; w terminie miesiąca od otrzymania żądania, inspektor ochrony danych poinformuje Klienta listownie o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia;
   • w przypadku niepodjęcia działań w związku z żądaniem Klienta, inspektor ochrony danych niezwłocznie - najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, poinformuje Klient listownie o powodach nieodjęcia działań oraz możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

2. Klient może złożyć wniosek o realizację swoich praw i wolności. Wniosek Klienta powinien zawierać dane adresowe oraz rodzaj
   i szczegóły żądania.
3. Klient może złożyć wypełniony wniosek u Administratora lub przesłać go za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres oleszyce@krosno.lasy.gov.pl.
4. Bieg terminu rozpatrywania wniosku rozpoczyna się od dnia otrzymania przez Administratora żądania Klienta.
5. Klient uprawniony jest do złożenia skargi w przypadku niedotrzymania terminu udzielenia odpowiedzi przez Administratora.  
6. W imieniu Administratora inspektor ochrony danych udziela Klientowi odpowiedzi na złożony wniosek na piśmie, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub za pośrednictwem poczty elektronicznej jeżeli jest to zgodne z życzeniem Klienta.
7. Administrator nie pobiera żadnych opłat i prowizji za przyjęcie i rozpatrzenie wniosku.
8. Właściwym dla Nadleśnictwa Oleszyce organem nadzoru w zakresie danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku pytań dotyczących wniosku prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: oleszyce@krosno.lasy.gov.pl

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r.)